Packing List Là Gì Trong Xuất Nhập Khẩu? Kiến Thức Bạn Cần Biết

Trong xuất nhập khẩu, Packing list là gì? Một trong các loại chứng từ không thể thiếu để hoàn tất bộ hồ sơ thông quan tất cả hàng hoá chính là Packing List. Những người đã và đang làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu chắc hẳn đã quá quen thuộc với khái niệm Packing list này. Vậy định nghĩa invoice và packing list là gì? Chức năng và những nội dung của Packing List được thể hiện như thế nào? IL Việt Nam sẽ giải đáp tất cả những thắc mắc về loại chứng từ này ngay trong bài viết sau.

Packing List là gì? Chức năng và nội dung của packing list ra sao?

Tìm hiểu khái niệm Packing List là gì?

Trước hết, chúng ta cần tìm hiểu về khái niệm Packing List là gì? Dịch ra tiếng Việt thì packing list được hiểu đơn giản là phiếu đóng gói hàng hoá. Đây là một trong những yếu tố quan trọng để có thể hoàn tất hồ sơ nhập khẩu hàng hóa cho các doanh nghiệp. Ngoài ra, thì packing list còn một số tên gọi khách như là bảng kê hàng hoá hay phiếu chi tiết hàng hoá. 

Tìm hiểu khái niệm Packing List là gì?

Trên phiếu Packing List sẽ nêu rõ bên xuất khẩu đã bán các mặt hàng nào cho bên nhập khẩu. Như vậy thì đơn vị mua hàng sẽ dễ dàng hơn trong việc kiểm soát các lô hàng.

Tương tự như hoá đơn thương mại thì bạn có thể lập Packing List dựa trên các mẫu đơn có sẵn. Sau đó chỉ việc chỉnh sửa một số nội dung cho chuẩn xác với thông tin trong lô hàng của mình.

⇒ Xem thêm : Chứng từ Vận tải đa phương thức là gì? Các loại chứng từ Quan Trọng

Packing list là trong xuất nhập khẩu?

Như đã đề cập, trong quá trình xuất nhập khẩu, các bạn cần kê khai chính xác hàng hóa và các thông tin liên quan về các mặt hàng cần xuất nhập khẩu. Bởi vì chẳng có ai có thể nhớ được hết một danh sách hàng hóa dài đằng đẵng. Do đó, các bạn cần phải có một phiếu đóng gói hàng hóa – Packing list để có thể lên danh sách hàng hóa xuất nhập khẩu để đảm bảo đúng theo quy định và yêu cầu. Một Packing list(p/l) trong ngành xuất nhập khẩu là loại giấy tờ cần được lưu giữ và có hiệu lực pháp lý khi có những sự kiện xảy ra. 

Lưu ý: Việc kê khai hàng hóa trong danh sách đóng gói hàng hóa xuất nhập khẩu còn thể hiện được nghĩa vụ đóng thuế với Nhà nước. 

Packing list là trong xuất nhập khẩu?

Phân loại packing list trong xuất nhập khẩu

Packing list hiện nay được chia thành 3 loại gồm có: 

• Loại 1: Phiếu đóng gói hàng hóa chi tiết có tên Tiếng Anh là Detailed Packing list. Phiếu này cần phải điền đầy đủ thông tin và nội dung chi tiết của sản phẩm cũng như các loại hàng, trọng lượng và cả nhãn mác xuất khẩu hàng. 
• Loại 2: Phiếu đóng gói hàng hóa trung lập, tên Tiếng Anh là Neutrai Packing list. Đối với loại phiếu này thì nội dung ở bên trong sẽ không đề cập tên của người bán hàng trong quá trình xuất nhập khẩu. 
• Loại 3: Phiếu đóng gói kiểm bảng kê khai trọng lượng và nó có tên Tiếng Anh là Packing and Weight list. 

Chức năng của Packing list trong ngành xuất nhập khẩu

Packing list trong ngành xuất nhập khẩu có vai trò to lớn trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Nội dung trong packing list giúp chỉ ra cách thức đóng gói hàng hóa và chỉ cần nhìn vào đó, chúng ta sẽ thấy rõ được lô hàng đóng gói như thế nào? Cụ thể như sau: 

• Thông qua danh sách việc đóng gói hàng hóa các bạn sẽ biết được khối lượng tịnh cũng như là trọng lượng của các loại hàng hóa khi đóng gói. 
• Dựa vào các thông tin trên packing list mà bạn có thể nắm được sản phẩm xuất nhập khẩu thuộc vào loại hàng hóa nào và số lượng xuất nhập như thế nào? Quy trình đóng gói hàng hóa, sản phẩm ra sao? 

Chức năng của Packing list trong ngành xuất nhập khẩu.

• Thông qua các thông tin đã được cung cấp trong packing list mà người quản lý kho và đội ngũ nhân viên cảng có thể biết cách tính toán để có thể sắp xếp hàng hóa phù hợp. Ngoài ra, khi dựa vào thông tin đơn hàng, họ có thể sắp xếp các phương tiện vận chuyển và vận đơn hàng hóa. Từ đó nhân viên  tại cảng có thể biết được loại hàng hóa vận chuyển và chọn công cụ hoặc phương tiện bốc dỡ cho phù hợp. Đồng thời, dựa theo thông tin trên để biết được hàng có nằm trong các danh mục kiểm hóa hay không?
• Tổng số pallet, kiện hàng lớn và kiện hàng nhỏ.
• Lô hàng được dỡ bằng tay hay là bằng máy chuyên dụng.
• Thời gian dỡ hàng dự kiến sẽ hết bao nhiêu thời gian?
• Hàng hóa phải được yêu cầu tìm kiếm nhanh và biết chính xác hàng nằm ở thùng nào, kiện nào để khi gặp các trường hợp hàng lỗi thì sẽ dễ dàng giải quyết, đổi trả. 

Lưu ý: Những ai không quen đọc các loại chứng từ thì nên chú ý để phân biệt giữa hai loại phiếu đóng gói với hóa đơn thương mại. Trong đó, hóa đơn thương mại là loại giấy tờ có chức năng để thanh toán và thể hiện hàng hóa có số lượng tiền bao nhiêu. Còn phiếu đóng gói sẽ thể hiện được thông tin lô hàng đóng thế nào, bao nhiêu kiện hàng, số lượng, trọng lượng và có thể tích bao nhiêu? 

⇒ Xem thêm : Mã HS Code Là Gì? Cách Tra Cứu Mã HS Code Chính Xác Nhất

Những nội dung quan trọng trong packing list (phiếu đóng gói) 

Với mỗi loại phiếu đóng gói hàng hóa – Packing list khác nhau thì sẽ có một số nội dung khác nhau. Và tùy thuộc vào nhu cầu của cá nhân hay doanh nghiệp sử dụng đóng gói. Có rất nhiều mẫu phiếu Packing list đã được soạn thảo sẵn, người sử dụng có thể tham khảo và bổ sung thêm các nội dung sao cho phù hợp với mục đích và nhu cầu sử dụng phiếu của mình. Tuy nhiên, nội dung chính của Packing list sẽ bao gồm các nội dung cơ bản sau:

• Tiêu đề đầu tiên gồm có logo, tên công ty, số đơn hàng và ngày thành lập hóa đơn
• Thông tin, địa chỉ của cả người mua và người bán.
• Tên cảng xếp hàng và dỡ hàng.
• Tên loại tàu và cả số chuyến tàu
• Các thông tin về các loại hàng hóa như: số lượng, khối lượng, kiện hàng hay thể tích hàng…
• Những ghi chú khác
• Sự xác nhận của bên bán hàng hóa…

Mẫu packing list – phiếu đóng gói hàng hóa trong xuất nhập khẩu.

Tầm quan trọng của phiếu đóng gói Packing List trong xuất nhập khẩu hàng hóa

Sở dĩ phiếu đóng gói hàng hóa Packing list quan trọng bởi nó ảnh hưởng đến lợi ích của cả doanh nghiệp. Nếu bạn không có một danh sách biểu thị thông tin đóng gói hàng hóa thì sẽ tiềm ẩn những nguy cơ gây ảnh hưởng bên trong. Nếu như không có danh sách Packing list thì sẽ không thể biết rõ được loại hàng xuất nhập thuộc hàng gì? Dẫn đến không biết cách bảo quản các loại như thế nào? Không biết các địa chỉ giao nhận hàng nằm ở đâu? Nếu như lô hàng thuộc hàng kiểm hóa mà lại không có các thông tin thì chắc chắn sẽ bị cơ quan hải quan gây khó khăn, giữ hàng và thậm chí phạt tiền,… Và cũng còn rất nhiều hậu quả khó lường ở phía sau mà bạn chưa biết. Vì vậy bạn cần chuẩn một bị danh sách đóng gói hàng dán bên ngoài cửa container và bao gói vào thật cẩn thận. 

Tầm quan trọng của phiếu đóng gói Packing List trong xuất nhập khẩu hàng hóa.

• Tên chủ hàng: Đây là tên của người yêu cầu vận chuyển hàng hoá và có nhiệm vụ xuất khẩu theo hợp đồng. Đây là người có hàng hoá muốn xuất khẩu đi để mang về thu nhập. Và cũng là người chịu trách nhiệm chính về pháp luật.
• Số booking: Đây là số hiệu minh chứng là người chủ hàng đã đặt với hãng tàu. Và đã được đồng ý theo sự thỏa thuận giữa 2 bên bằng hợp đồng. Ở thời điểm này, bên hãng tàu phải cung cấp các dịch vụ cho chủ hàng.
• Số tàu và tên chuyến tàu: Các bạn cần phải điền chính xác tên tàu vận chuyển hàng hoá của bạn bởi vì có rất nhiều hãng tàu. Nếu như bạn điền không đúng thông tin thì sẽ gây ảnh hưởng nghiêm trọng và khiến nhầm lẫn.
• Cảng chuyển tải: Là nơi mà container sẽ được chuyển qua với một hãng tàu khác và tàu sẽ đem lô hàng hóa này đến cảng cuối cùng.
• Cảng đến: Là nơi mà hàng hóa được giao đến và được ghi cụ thể trên hợp đồng.

Lưu ý: Thông tin về cảng chuyển tải và cả cảng đến là quan trọng nhất trên tờ khai. Nếu như bạn điền sai thông tin thì sẽ ảnh hưởng đến cả quá trình đi chuyển của tàu. Hơn nữa, sẽ gây nhiều khó khăn trong công tác quản lý của các đơn vị tàu tại cảng.

• Số container: Thông thường thì nó sẽ nằm ngoài cửa container, hoặc là nằm ở gần cửa phía bên phải.
• Loại container: Có thể là cont lạnh hay cont bồn,…
• Số seal : Phải ghi chính xác số seal mà hãng tàu cấp.

Số container, seal và loại container là các yếu tố giúp cho quá trình vận chuyển các lô hàng được đến cảng đúng hẹn và giảm thiểu tình trạng thừa hàng. Do đó, khi đặt container thì các bạn cần lựa chọn đúng loại container mình cần theo đúng kích thước.

• Tên hàng và khối lượng hàng hóa cũng như trọng lượng và số kiện hàng: Các thông tin này được yêu cầu phải đầy đủ và rõ ràng trong phiếu hàng hoá.

Ngoài ra cần phải có mục nhiệt độ, các tính chất và những yêu cầu khác. Với những hàng hoá yêu cầu phải bảo quản lạnh thì cần phải ghi thêm yếu tố này thêm để tránh việc bị hư hỏng hàng hóa và tổn hại. Đồng thời, phải luôn cẩn thận trong quá trình bảo quản hàng hoá nếu như nhiệt độ bị thay đổi.

⇒ Xem thêm : Thủ tục Nhập Khẩu Máy Móc Đã Qua Sử Dụng Đầy đủ, chi tiết Nhất

Invoice packing list là gì?

Trong phần này, IL Việt Nam sẽ cùng bạn tìm hiểu về Invoice packing list. Đây là tên gọi thông dụng của Hóa đơn thương mại, là một trong các chứng từ quan trọng trong hoạt động ngoại thương cũng như là trong hồ sơ khai báo hải quan để có thể tiến hành thanh toán, đóng thuế và khai hải quan. Khác với những loại hóa đơn thông thường trong nước, Invoice được lập theo form của người bán gồm đầy đủ những thông tin theo quy định. 

Trong hoạt động ngoại thương, hiện nay gồm có 02 loại hóa đơn bao gồm Proforma invoice (PI) và Commercial invoice (CI). Proforma invoice (PI) còn được gọi là hóa đơn chiếu lệ, mang tính chất sơ bộ, sẽ không có giá trị thanh toán và pháp lý. Sau khi người mua Purchase order (PO) người bán thì phía người bán sẽ căn cứ vào PO và gửi báo giá thông qua phiếu Proforma invoice (PI) để người mua có thể nắm sơ bộ trị giá lô hàng. Vì mang tính chất sơ bộ, nên phiếu PI có thể được chỉnh sửa dựa vào những thỏa thuận của các bên. 

Sau khi hợp đồng ngoại thương đã được ký kết, người bán giao hàng cho người mua và cần bên người mua thanh toán số tiền lô hàng thì sẽ gửi phiếu Commercial invoice (CI) được gọi là hóa đơn thương mại đến cho người mua. Hóa đơn thương mại (CI) này mang tính chất pháp lý và có giá trị thanh toán đối với lô hàng. Đây là cơ sở để các cơ quan nhà nước có thể căn cứ vào xác định giá trị lô hàng, thuế và các thủ tục hải quan khác. 

Vì tính chất pháp lý và có giá trị thanh toán, nên trong hầu hết các trường hợp Invoice sẽ được hiểu là Commercial invoice và được gọi với cái tên thông thường là hóa đơn thương mại.

Những nội dung quan trọng trong invoice packing list và cách lập

Mặc dù invoice sẽ được lập theo form của người bán, nhưng vẫn phải tuân thủ các nội dung như sau:

– Tiêu đề + Số invoice + Date:

+ Tiêu đề có thể ghi là Inovice hoặc là Commercial invoice

+ Số invoice có thể được ghi theo số của hóa đơn theo thông lệ từ lưu chứng từ của công ty.

+ Date: Phải trước hoặc là trùng với ngày ký B/L. Trong trường hợp nếu thanh toán trả trước, ngày hóa đơn có thể để là trước ngày giao hàng.

– Thông tin bên xuất khẩu (Shipper/ Seller/ Exporter): 

Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, số điện thoại và những thông tin liên hệ của Shipper/ Seller/ Exporter. Trong trường hợp nếu Seller là người xuất khẩu trực tiếp thì họ cũng chính là người Exporter hay là Shipper trên B/L. Trong trường hợp Seller là một Trader và không có giấy phép xuất khẩu, không xuất khẩu trực tiếp được thì người đứng tên trên B/L và các chứng từ khác của lô hàng hóa đó sẽ là Shipper/ Exporter. Trong trường hợp này, nếu  như Buyer có yêu cầu, hóa đơn Seller xuất cho Buyer thì sẽ ghi thành 02 dòng gồm Seller là tên của Trader và cả Shipper/ Exported là tên của người Supplier/ Shipper/Exporter hay người có giấy phép xuất khẩu trực tiếp.

– Thông tin bên nhập khẩu (Consignee/ Buyer/ Exporter): 

Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, điện thoại và thông tin liên hệ của Consignee/ Buyer hay Exporter. Trong trường hợp nếu như Buyer là người nhập khẩu trực tiếp thì họ cũng sẽ chính là người Exporter hay là Consignee trên B/L. Nếu Buyer không có giấy phép nhập khẩu và không nhập khẩu trực tiếp được hoặc Buyer là một Trader bán hàng lại cho một người khác nữa thì người đứng tên trên B/L và các chứng từ khác của cả lô hàng đó là Consignee/Importer chứ không phải Buyer. Trong hóa đơn xuất cho Buyer và nếu Buyer yêu cầu thì Buyer là tên của người mua hàng được thỏa thuận trên hợp đồng và Consignee/ Importer là tên của người nhập khẩu hàng hóa  trực tiếp.

– Thông tin người đại diện cho bên nhập khẩu (Notify party): 

Ghi giống như trên B/L, cần ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ, số điện thoại và thông tin liên hệ

– Tên tàu và số chuyến được quy định Booking (Vessel/ Voy): 

Ghi giống như trên B/L. Chú ý rằng sẽ có một số hãng tàu có số Booking và số B/L khác nhau.

– Mô tả thông tin hàng hóa, sản phẩm (Description of good): 

Ghi đúng tên hàng ở trên hợp đồng và khớp với các mục chứng từ khác.

– Số lượng hàng (Quantity/ Weight):

Số lượng hàng hóa ghi trên hợp đồng/ Số lượng, trọng lượng net của các loại hàng. Số lượng và trọng lượng phải có đơn vị tính phù hợp với các đơn vị tính đã nêu trong hợp đồng. Trong trường hợp lô hàng là loại dễ hao hụt trong vận chuyển thì hai bên thống nhất trong hợp đồng sẽ dùng số lượng tại nơi đến làm số lượng cuối cùng, thì số lượng hàng được ghi trong hóa đơn sẽ là số lượng ở nơi đến.

– Đơn giá (Unit price): 

Phải điền đầy đủ đơn vị tính đồng tiền thành toán và các điều kiện bán hàng.

– Tổng trị giá (Total amount): 

Ghi rõ bằng số và bằng chữ. Trong trường hợp sau khi hợp đồng đã được ký kết và lại phát sinh khoản giảm trừ do người mua yêu cầu thêm như giảm số lượng do gửi bù hàng và các hàng khuyến mại hoặc giảm đơn giá bán thì người bán có thể giải quyết bằng 02 cách sau để có hóa đơn phù hợp:

+ Cách 1: Hai bên điều chỉnh lại bản hợp đồng bằng cách làm thêm một bản phụ lục với giá mới hoặc là lượng mới. Khi đó, giá và lượng trên hóa đơn sẽ được thay đổi theo phụ lục của hợp đồng. Các chứng từ làm ra cần phải phù hợp theo phụ lục.

+ Cách 2: Đó là vẫn giữ lại lượng và hoặc giá trị của hợp đồng. Không có phụ lục nào được làm ra và lúc đó trên hóa đơn người bán trình bày tách phần đax giảm trừ ra.

– Điền phương thức thanh toán theo quy định (Payment term): 

Bạn cần ghi ngắn gọn các thông tin sau:

+ Tên ngân hàng của người thụ hưởng (Bank’s name): Ghi đầy đủ tên ngân hàng, tên viết tắt và cả chi nhánh của ngân hàng.

+ Địa chỉ của ngân hàng (Bank’s address).

+ SWIFT code.

+ Thông tin của người thụ hưởng (Beneficiary’s information).

+ Số tài khoản của người thụ hưởng (Banking account)

Container Packing list là gì? Tìm hiểu rõ khái niệm và những điều lưu ý cần biết 

Vậy, container packing list là gì? Đây còn gọi là chứng từ Packing list hạ. Là một khái niệm được dùng phổ biến trong ngành vận tải. Từ này dùng để thể hiện chứng từ chứng nhận mà hàng tàu phát hành đem cho các chủ hàng điền thông tin vào. Khi đó, các chủ hàng bắt buộc phải điền tất cả các thông tin một cách chính xác vào trong Container Packing list.

Mục đích của việc đưa ra phiếu chứng từ này trong giao dịch quốc tế nhằm kiểm soát được các loại hàng hóa trong Container, biết được cách đóng gói hàng, các số lượng hàng cũng như lên phương án để sắp xếp và bốc dỡ sao cho hợp lý. Đồng thời, để tránh những sự cố không hay xảy ra trong quá trình vận chuyển và ảnh hưởng đến quyền lợi của Khách hàng.

Những chi tiết về thông tin có trong chứng từ Container Packing list đều liên quan đến hàng hoá gồm: Các thông số về kỹ thuật, tính chất vật lý hay hoá học. Ngoài ra còn có những thông tin khác như địa điểm đi và đến. Đảm bảo cho quá trình vận chuyển và tháo dỡ hàng hoá được diễn ra thuận lợi và an toàn nhất.

Nhiều người thường dễ nhầm lẫn giữa chứng từ Container Packing list với packing list là gì – đi kèm invoice. Loại này cũng tương tự giống như là container Packing list nhưng lại không phải do các hãng tàu lớn phát hành mà do chủ hàng phát hành và chuyển đến tay người nhận.

Hay nói một cách đơn giản và dễ hiểu hơ thì Container Packing list là các hãng tàu phát hành cho đơn vị dịch vụ thuê container của chính họ. Còn Packing list (kèm invoice) là do chủ hàng hoặc công ty dịch vụ phát hành ra với ý nghĩa là có thể phản ánh tình trạng và cách đóng gói hàng hoá của họ.

Khi mà container tới cảng đến thì tài xế sẽ chuyển packing list hạ cho những người phụ trách ở cảng vụ.

Trên đây là tất tần tật những kiến thức về Packing list là gì mà IL Việt Nam muốn chia sẻ tới các bạn. Hy vọng những kiến thức mà chúng tôi tổng hợp ở trên sẽ giúp ích cho các bạn. Nếu bạn nào còn chưa hiểu rõ về quy trình làm phiếu đóng gói hàng hóa hoặc nếu muốn tư vấn thì có thể liên hệ với dịch vụ tại IL Việt Nam để được hỗ trợ nhé.